Как организовать концерт на 100 человек и не влететь на бабки

Концертная индустрия — одна из популярных и прибыльных отраслей бизнеса. Интересоваться организацией музыкального ивента можно по разным причинам. Эти знания пригодятся как музыканту, что хочет продвинуть свою группу, так и будущему организатору, который не знает как правильно начать действовать.

На первый взгляд, для создания небольшого концерта все кажется очень простым: группы+дата +билеты. Но из этого уравнения в сумме легко может получиться "лажа", поскольку здесь много подводных камней и в любую секунду что-то может пойти не так. В этой инструкции мы пройдемся по основным пунктам для организации удачного концерта на 100-200 человек.

Кого и кому вы хотите продать? 

В контексте этой статьи речь идет не о коллективах вроде Disturbed, 100 билетов на которых можно продать одним объявлением в Facebook. Тема затрагивает небольшие украинские коллективы, которым надоело выступать на корпоративах или днях города, а также андеграундные группы, которые вы хотите увидеть на концертных площадках своего города.

Чтобы понять, как вам действовать со всей стратегией организации концерта, узнайте, кого вы продаете. Какой это жанр музыки, сгодится ли он для широких масс или же это настолько андеграундное звучание, что во всей стране не найдется больше 1000 слушателей. Если расклад такой, и это узконаправленная музыка, то напрашивается вопрос, сколько платежеспособных людей среди ваших слушателей в конкретном городе и сколько они готовы заплатить за это. Или же какой "минус" концерта вы готовы компенсировать из собственного кармана. 

Подсмотрите у своих коллег, сколько они просят за свое выступление или же берут за привоз подобных коллективов. И выставляйте цены в соответствии с тем, что вы продаете: пару песен в акустике или настоящее шоу на сцене.

Второе, узнайте, кому вы продаете. Обдумайте кто ваша целевая аудитория: это молодые девочки неформалки-рокерши или же старые фанаты дэт-метала. Обдумайте возраст, интересы и то, кого еще может слушать, ваша аудитория. Это необходимо для того, чтобы иметь представление о том, кто ваш клиент, и как он может узнать о вашем концерте, а также подобрать правильный лайн-ап для его успешного проведения.

Сандра Конопацкая, менеджерка групп Sunrise, NOVI и Delfinia, а также главный редактор издания Daily Metal советует обращать внимание на детали:

"За последние три года мы сделали (страшно сказать) более 55 концертов в разных городах Украины. Это были ивенты разных масштабов и совершенно разной посещаемости. В некоторых случаях мы выступали как непосредственные организаторы, в других — просто как букера.

И всегда, на каждом концерте или фестивале, есть что сделать лучше, что учесть и что исправить. Идеальных ивентов НЕ бывает, наша задача как организаторов — минимизировать ошибки и недоработки и сделать так, чтобы это все как можно меньше повлияло на настроение и впечатление от события у всех участников процесса.

Ошибки случаются. Не ошибается только тот, кто ничего не делает. Даже маленькие ошибки могут иметь серьезные последствия и перерастать в большие конфликты. Поэтому для себя, по опыту собственных фейлов и их последствий, мы выработали правило: "в организации нет мелочей". Каждое, даже самое маленькое дело, которое сделано некачественно или вообще не сделано, и каждая фраза или недоговоренность может потом "догнать" тебе через несколько месяцев и даже лет, и привести к некоторым, не очень приятным, для всех последствиям.

Поэтому сейчас мы пытаемся уделять внимание каждой мелочи, а также строить отношения на взаимоуважении, со всеми людьми, с которыми работаем".

Где проводить концерт?

Главное – это не назначать концерт через неделю после того, как вы решили его организовать, вам нужен минимум месяц.

Если вы уже определились, кто герой или герои вашего ивента и кто придет их послушать, следующим шагом будет утвердить место проведения концерта.

Аренда клуба для концерта в разных городах стоит по-разному. Цена зависит от вместительности площадки, расположения да и просто от рейтинга в интернете. Ваш выбор будет исходить из бюджета, который вы готовы потратить на концерт. Набросайте варианты концертных площадок на нужное количество человек и с удачным расположением. Ведь на концерт в сельский клуб из города никто не поедет.

День и время концерта стоит выбирать исходя из того, кто ваша аудитория, а также в зависимости от того, кто выступает в соседнем клубе. Думайте о таких вещах, так как все попросту могут пойти на популярную группу, выступающую в этот же день. Если вы позовете всех к 22:00 вечера на двухчасовое выступление — смогут ли ваши слушатели потом уехать домой? Лучшее время 19:00-20:00.

Как со всеми обо всем договориться?

Здесь начнется все самое "интересное". Те, в чью работу входит с кем-то договариваться, поймут о чем речь. Во многих делах играет роль человеческий фактор, и даже утвержденная сделка может потерпеть крах по срокам, ее могут перенести или вовсе отменить все договоренности. Будьте к этому готовы.

Вы решили, когда хотите провести концерт, отлично, следующий "кого все должно устроить" — это клуб. Вдруг у него, может, попросту нет свободных дат. Поэтому, прежде чем заниматься дальнейшей подготовкой, убедитесь, что вам будет где проводить концерт.

Также, оговорите, что клуб может вам предложить помимо помещения со сценой — будет ли работать бар на концерте, кто подключит оборудование и будет отвечать за звук, кого поставить на входе с проверкой билетов и т. д. Что касается оплаты услуг, то лучше это утвердить в письменном виде, или хотя бы в переписке. А также уточнить, когда вы должны заплатить по счетам, до ивента или уже с заработанных денег.

Раз уж концерту быть, и вы все утвердили, самое время запускать билеты. Необходимо выбрать билетного промоутера.

Здесь история, как и с концертной площадкой, — цены и условия будут разные. Для начала, конечно, можно попробовать напечатать и продать все самим, но это уменьшит ваши шансы на хороший выхлоп с концерта. Поэтому лучше заготовьте афиши и отыщите подходящий сайт для реализации своего ивента.

Ужгородская проом-группа КРУК рассказала нам про свои основные критерии (страховку) концерта, который пройдет по плану. Все это они узнали на собственном опыте:

"Если вы беретесь организовать концерт, нужно принять то, что музыканты часто ведут себя как дети. Стабильность проведения ивента – может обеспечить только личный контроль всех дел.

Технический райдер. Утвердите все, что нужно по аппарату. Мы сами не раз встревали именно в этом пункте, когда группа все не озвучила изначально, а мы все не спросили. В итоге, получили следующую ситуацию: прямо перед концертом нужно было доставать что-то из недостающего оборудования.

Дорога в ваш город. Самый популярный способ передвижение по Украине — поезд, и тут главное вовремя взять билеты, чтобы не только приехать, но и уехать. Также стоит лишний раз проверить дату на билетах, бывает всякое.

Встреча. Отправьте человека на вокзал, чтобы ваши музыканты добрались из пункта А в пункт Б без приключений.

Алкоголь. Вы, естественно, не нянька. Но все равно это не отменяет того факта, что лучше следить за состоянием своих гостей. На одном из наших ранних концертов, гитарист хедлайнеров напился и приставал к девушке, которая была не одна. В итоге чуть не пострадал от ее парня-панка.

После выступления. Проверьте еще несколько пунктов: музыканты ничего не должны забыть, а также добраться до квартиры или хостела без проблем".

То, без чего не обойтись ни одному концерту. Реклама

У вас есть дата, место и группы, отлично. Теперь запихните все это в яркую афишу и позаботьтесь, чтобы они висели по городу, были в интернете, в клубе, где пройдет концерт, в соцсетях.

Количество и платформы для рекламы, зависят от самой группы: если у нее твердая фан-база и она вся в соцсетях, то бейте туда, а если это локальная группа в небольшом городе, то дайте рекламу на местный канал или в газету. Если же вы начинающий организатор есть смысл задействовать не только ресурсы участников концерта, но также и развивать собственный бренд в соцсетях. 

Дружите со СМИ, приглашайте к себе на концерт журналистов. Подумайте, кому вы будете интересны, или сделайте так, чтоб ваш концерт точно был интересен. Создайте инфоповод в своем выступлении, может, вы планируете устроить fire-show в закрытом помещении без пожарной сигнализации, тогда вами заинтересуются многие СМИ :D Напишите пресс-релиз для концерта, где будет указано, кто будет на сцене, почему стоит прийти на выступление, и вся другая необходимая информация. Но не расписывайтесь на несколько страниц, пишите информативно и по делу. Затем разошлите его по редакциям.

Соцсети – это доступная и действенная реклама. Instagram, Facebook, Telegram-каналы в умелых руках становятся чуть ли не главным инструментом продвижения. В своих соцсетях сделайте посты об ивенте, через какое-то время объявите конкурс на билеты, чтобы ивент  репостили. Или подключите настраиваемую рекламу от самой соцсети, цены на нее разные в зависимости от охвата и показов.

Напоминайте о концерте в сторис, в прямых эфирах. Там можно показывать репетиции участников перед предстоящим выступлением, видео-приглашения и т.д. Также предложите фанатам купить билеты лично у музыкантов или организаторов, которые привезут их прямо к подъезду. Создайте всевозможную активность, чтобы все вокруг знали "у этой группы скоро концерт". Подружитесь с другими коллективами или организаторами, которые смогут отрекомендовать вас своим подписчикам.

После концерта, важно чтобы "шум" не угас. Пригласите на выступление фотографа, который сделает фото не только групп, но и снимет посетителей концерта. И не убегайте из клуба, как только закончится сет, а пообщайтесь со своими слушателями, сделайте совместные фотографии, на которых вас потом отметят. Проведите прямые эфиры с концерта и напишите пост-благодарностей фанатам (посетителям).

Сколько стоит концерт?

Концерт – не история о том, как группа и организатор "накосили бабла" и все остались довольны. Вам придется много платить, а потом всеми силами стараться это окупить.

Готовьте кошелек для: аренды клуба под концерт, перевоза оборудования, билетного оператора, рекламы, фотографа, гонорара группы (если вы организатор). По всем этим моментам будут затраты. Просчитайте, сколько и на что вы готовы потратить, а затем хорошенько подумайте, вернутся ли эти деньги. Сокращайте расходы. Зачем нанимать фотографа, если ваша подруга удачно занимается фотографией и готова снимать безплатно? Таких моментов, на которых можно сэкономить – много, просто ставьте вопрос каждый раз, когда нужно отдавать за что-то деньги: "а как мы можем сделать это бесплатно или дешевле?"

Один из основателей промо-группы Barefoot Mosh Booking Александр Масовец подчеркивает важность планирования ивента:

"Наиболее распространенная проблема, с которой сталкивается организатор ивента, это ощущение "У меня еще много времени ...". Время проходит быстро и не распланированные или плохо распланированные задачи в конце концов вылезают боком или превращаются в тушение пожаров 24/7.

1. "У меня еще много времени, чтобы собрать бюджет"
Это, наверное, одна из самых критических проблем. Не имея в запасе достаточный бюджет, орги часто надеются на деньги от предпродажи билетов. Однако это не всегда работает, что влечет за собой целый шлейф отсроченных платежей.

2. "У меня еще много времени до анонса ивента".
Часто организаторы делают анонс сразу после согласования даты со всеми группами, или даже без него, не подготовив промо-материалы, пресс-релизы, не проработав, как и где будут продаваться билеты и тому подобное. Как результат – в день, или сразу после анонса, приходится спешно рисовать афиши, договариваться о инфоподдержке. Из-за недостатка информации у публики возникают вопросы (какой лайн-ап, сколько стоят билеты, где их купить), а на ответы организатору приходится тратить много времени. Хайп от анонса быстро остывает и интерес к ивенту тоже.

3. "У меня еще много времени, чтобы проработать логистику".
Билеты на поезд/автобус/самолет, стоимость отеля, транспортировки оборудования и т.д. постепенно увеличиваются. Оплачивая это в последний момент организатор иногда существенно увеличивает бюджет мероприятия, или вообще не в состоянии покрыть такие расходы. Также в этот пункт можно добавить внутреннюю логистику команды. В момент трудно качественно распределить роли и задачи между командой организаторов и волонтеров, что приводит к форс-мажорам (например, группа прилетела в аэропорт, но ее никто не встретил, потому что раздавая задачи, спешили и не учли смену времени прилета самолета). Кроме нервов это также влияет на качество организации ивента в целом.

4. "У меня еще много времени, чтобы договориться о саундчеке, аппаратуре, работе клуба и охраны, составить список аккредитаций"
Как показывает практика, эти вопросы откладываются чуть ли не на день концерта. Но, конечно, найти дополнительного охранника или гитарный кабинет за пару часов – не самое простое дело. А гости, пришедшие на концерт, еще час ждут его начала, откладывается по техническим причинам.

Здесь описаны наиболее типичные проблемы, которые организатор создает себе сам. Добавим сюда еще форс-мажоры, которые могут возникнуть независимо от организатора: опоздание группы, безответственность субподрядчиков, задержки транспорта и тому подобное. Опыт показывает, что заранее составленный план и распределение задач во времени значительно облегчает организацию и проведение ивента. Поэтому, в случае возникновения форс-мажоров, можно полностью сконцентрироваться на них, а не на подтягивании собственных хвостов".

День концерта – еще не значит, что все позади

Организатор работает до последней песни на сцене и даже больше. В этот день вы должны позаботиться обо всем, даже о том, чтобы у группы стояли бутылочки с водой, во время выступления. Пройдитесь по всем важным пунктам еще утром, чтобы знать, что все идет по плану и что после концерта группу хотя бы отвезут домой. Так, если что-то срывается, вы успеете это уладить или задействовать план "Б".

Чтобы организовать концерт, нет утвержденных правил. Это всегда разный сценарий, но примерно с одним костяком, о котором и было рассказано. Эта структура не может ответить на все вопросы или 100% продать ваш ивент. Но она может натолкнуть вас на составление последовательного плана действий для качественной организации. Главное в концерте – довольный слушатель.

Видео kirai gigs с архива Neformat.com.ua